Calenco Forms V2

Guide d'utilisation

1. Présentation générale

Ce document contient les instructions sur l'utilisation des formulaires de la nouvelle génération. Elle permet de créer un formulaire et d'y renseigner des données en ligne ou hors ligne (sans accès à Internet).

Les formulaires sont créés à partir de modèles de formulaire stockés dans l'espace de travail.

Figure 1. Présentation des modèles et des formulaires dans l'interface Calenco

Les modèles de formulaire s'affichent avec :

pour les modèles désactivés (voir Activer un modèle de formulaire) ;
pour les modèles activés (voir Activer un modèle de formulaire).
pour les modèles mis à jour dans Calenco (voir Modifier un modèle de formulaire).

Les formulaires stockés dans l'espace de travail sont présentés avec le symbole cliquable (si le formulaire n'est pas verrouillé (voir Assigner un formulaire)).

Le menu déroulant de la colonne permet de filtrer les modèles ou les formulaires :

Figure 2. Filtrage des modèles de formulaires

La gestion des modèles de formulaire s'effectue dans Calenco par le responsable de compte client et / ou l'administrateur de l'espace de travail (voir Gérer un modèle de formulaire).

La création de formulaires et la saisie de données s'effectuent dans l'application Web Calenco Forms par les opérateurs (voir Créer un formulaire). L'accès à l'application est disponible via le bouton Formulaires dans l'interface de Calenco :

Figure 3. Bouton Formulaires pour accès à l'application Web

Tableau 1. Le tableau ci-dessous récapitule les droits d'accès aux fonctionnalités liées au Calenco Forms :

Fonctionnalité	Opérateur	Administrateur de l'espace de travail	Responsable de compte client
Importer un modèle de formulaire
Créer un nouveau modèle de formulaire
Activer un modèle de formulaire
Modifier un modèle de formulaire
Créer un formulaire dans l'application Web
Modifier un formulaire dans l'application Web
Modifier un formulaire dans l'onglet Formulaires
Modifier un formulaire dans l'onglet Documents
Modifier un formulaire via un workflow
Créer un workflow sur un formulaire
Assigner un formulaire à un autre utilisateur

Calenco Forms est une fonctionnalité optionnelle et doit être activée via la souscription (voir Souscrire la fonctionnalité). Néanmoins, une série des actions avec les modèles et les formulaires sont disponibles en mode test aux utilisateurs sans abonnement aux Calenco Forms. En l'absence de l'abonnement, il est possible de :

importer un modèle de formulaire proposé par défaut dans votre espace de travail (voir Importer un modèle de formulaire dans l'espace de travail) ;
créer votre modèle (voir Créer un nouveau modèle de formulaire), le modifier (voir Modifier un modèle de formulaire) et l'activer (voir Activer un modèle de formulaire) ;
accéder à l'application Web pour créer des formulaires, les remplir avec des données (Créer un formulaire).

Les messages suivants s'affichent pour les administrateurs de l'espace de travail et les opérateurs :

à l'ouverture de l'application :

Figure 4. Message d'abonnement au Calenco Forms dans l'application
lors de l'envoi du formulaire rempli vers Calenco :

Figure 5. Message d'abonnement au Calenco Forms dans le formulaire

Le message respectif pour les responsables de compte client permet de souscrire directement cette fonctionnalité, afin que tous les utilisateurs concernés puissent renvoyer les formulaires remplis vers Calenco (voir Souscrire la fonctionnalité).

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